Cieľom internetovej služby eCestak.sk je umožniť používateľom jednoduché vypĺňanie cestovných príkazov a vyúčtovaní k pracovným cestám.
Registrácia podniku je určená pre podniky, ktoré chcú umožniť svojim zamestnancom rýchlo a pohodlne vypisovať cestovne príkazy a vyúčtovania svojich pracovných ciest, bez toho, aby museli poznať legislatívu pracovných ciest. Služba eCestak.sk v podnikovej verzii je zameraná na maximálnu jednoduchosť a vysoký komfort pre zamestnancov. V tejto verzii môžu zamestnanci vypisovať cestovne príkazy a vyúčtovania len k svojim vlastným pracovným cestám. Údaje v hlavičkách formulárov je možné zafixovať a riadiť centrálne, aby sa predišlo chybám a nezrovnalostiam. Čísla pracovných ciest sú v podnikovej verzii riadené a prideľované centrálne a automaticky pre všetkých zamestnancov aby bola zabezpečená ich unikátnosť v rámci celého podniku.
Registráciu podniku vykonáva správca podnikového účtu t.j. spravidla osoba zodpovedná za vyúčtovávanie cestovných príkazov alebo zodpovedná za IT. Po registrácii podniku je potrebné aby správca v zozname zamestnancov vytvoril účty zamestnancov, ktorí budú k službe eCestak.sk pristupovať. Po pridaní používateľského účtu zamestnanca do systému správca odovzdá prihlasovacie údaje zamestnancovi a ten môže začať službu využívať. Služba umožňuje priamo zaslať všetky potrebné údaje na emailovú adresu zamestnanca.
Všetky formuláre služby majú v sebe zapracované kontroly a výpočty, ktoré zabezpečujú súlad s legislatívou Slovenskej republiky.
Pre využívanie služby v podnikovom režime je potrebná registrácia podniku. Registráciu podniku vykonáva poverená osoba v podniku - správca podnikového účtu. Na registráciu podniku stačí zadať názov podniku, doménu podniku a registračné údaje správcu podnikového účtu. Správca podnikového účtu koordinuje používanie služby v rámci podniku, môže pridávať a editovať zaregistrovaných zamestnancov, meniť profil podniku ako aj prezerať a upravovať pracovné cesty všetkých zamestnancov.
Položka doména používateľa slúži ako predpona prihlasovacieho mena podobne ako pri prihlasovacích údajov v počítačoch. Ako doménu používateľov je odporúčané použiť skratku názvu podniku napr. mvsr, nbusr, sie a podobne. Výsledné prihlasovacie meno je spojením domény používateľského mena zamestnanca napríklad mvsr\spravca alebo nbusr\juraj.novak. Použitie domény zabezpečuje unikátnosť používateľských mien v systéme.
Po registrácií podniku môže správca podnikového účtu zmeniť názov podniku, údaje správcu ako aj logo podniku na obrazovke profilu podniku.
Zadané logo podniku sa bude zobrazovať zamestnancom na stránkach eCestak.sk ako aj vo formulároch vyexportovaných do PDF.
Doménu používateľov nie je možné po registrácií meniť.
Po registrácií podniku je potrebné aby správca podnikového účtu pridal k podniku zamestnancov, ktorým chce umožniť používanie služby. Pre každého zamestnanca môže vyplniť základné údaje zamestnanca. Správca môže tiež určiť, či umožní zamestnancovi editovať vlastný profil. Zamestnanec bez možnosti meniť profil bude vo formulároch môcť používať len správcom vyplnené údaje. Účet používateľa môže správca v prípade potreby dočasne deaktivovať.
Pre každého zamestnanca je potrebné vyplniť minimálne jeho používateľské meno a heslo. Vyplnené heslo je jednorazové a slúži len na úvodné prihlásenie sa zamestnanca. Pri prvom prihlásení si heslo zamestnanec môže zmeniť.
Po pridaní zamestnanca do služby je potrebné zamestnancovi odovzdať prihlasovacie meno a heslo, aby mohol začať službu používať. Na zjednodušenie informovania zamestnancov slúži funkcia odoslania prihlasovacích údajov. Po stlačení tlačidla Email zobrazí služba predvyplnenú emailovú správu s vyplnenými informáciami, ktoré potrebuje zamestnanec na úvodné prihlásenie. Emailovú správu je možné odoslať buď priamo z emailu ecestak@gmail.com tlačidlom odoslať, ale odporúčané je správu predvyplniť v emailovom programe správcu a odoslať správu z adresy poskytovateľa.
Zoznam pracovných ciest obsahuje všetky evidované pracovné cesty a umožňuje prístup k formulárom pracovnej cesty. Každá pracovná cesta obsahuje cestovný príkaz, vyúčtovanie pracovnej cesty a zoznam príloh uložených k pracovnej ceste.
Správca podnikového účtu má možnosť pracovať so zoznamom pracovných ciest jednotlivých zamestnancov. Z filtra zamestnancov si vyberie zamestnanca, ktorého pracovné cesty chce zobraziť a môže ich prezerať, pridávať alebo upravovať.
Používateľský účet správcu nemá svoje pracovné cesty a svoj zamestnanecký účet musí vytvoriť cez zoznam zamestnancov rovnako ako účty iných zamestnancov.
