Cieľom internetovej služby eCestak.sk je umožniť používateľom jednoduché vypĺňanie cestovných príkazov a vyúčtovaní k pracovným cestám.
Registrácia jednotlivca je určená pre administratívnych pracovníkov ktorí potrebujú vypĺňať a evidovať cestovné príkazy a vyúčtovania nielen za seba ale aj za ostatných pracovníkov v jednom alebo viacerých podnikoch. Služba eCestak.sk je zameraná na maximálnu flexibilitu vypĺňania obmedzenú len legislatívnymi predpismi. Používateľ môže bez obmedzenia meniť všetky údaje vo formulároch vrátane čísla pracovnej cesty a kurzu pre výpočet stravného. Formuláre služby majú v sebe zapracované pokročilé kontroly a výpočty, ktoré zabezpečujú súlad s legislatívou Slovenskej republiky bez nutnosti ju do detailu poznať.
Pre využívanie služby je potrebná registrácia používateľa. Registráciou získa používateľ prístup k vlastnému pracovnému priestoru, v rámci ktorého môže pracovať s formulármi a funkciami služby. Formulár registrácie obsahuje dve sekcie. V sekcii prihlasovacích údajov je potrebné vyplniť používateľské meno, heslo a email, tieto údane sú povinné. Druhá sekcia obsahuje profil používateľa, údaje v nej slúžia na automatické predvyplnenie údajov používateľa vo formulároch. Tieto údaje nie sú povinne, ale ich vyplnenie je odporúčané a zjednoduší prácu so službou.
Po úvodnej registrácii je používateľ automaticky prihlásený a môže okamžite začať službu používať. Pri neskoršom návrate je potrebné aby zadal svoje prihlasovacie údaje: meno a heslo.
Ak používateľ zabudne svoje prihlasovacie meno alebo heslo, stačí aby poslal email na eCestak@gmail.com a správca systému mu heslo vygeneruje, je ale potrebné aby email poslal z rovnakej emailovej adresy akú uviedol pri registrácií.
Údaje používateľa zadané pri registrácií si môže používateľ zmeniť vo formulári Profil používateľa. Formulár profilu tiež umožňuje zmenu hesla po zadaní pôvodného hesla.
Zoznam pracovných ciest obsahuje všetky evidované pracovné cesty a umožňuje prístup k formulárom pracovnej cesty. Každá pracovná cesta obsahuje cestovný príkaz, vyúčtovanie pracovnej cesty a zoznam príloh uložených k ceste.
Používateľ má možnosť pridávať nové pracovné cesty alebo editovať formuláre už vytvorených pracovných ciest. Zoznam pracovných ciest môže zoraďovať podľa jednotlivých stĺpcov. Okrem pridávania nových pracovných ciest má používateľ možnosť vytvoriť kópiu už existujúcej pracovnej cesty.
Cestovný príkaz obsahuje základné údaje o pracovnej ceste a slúži na vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu a vypĺňa sa pred uskutočnením pracovnej cesty. Formulár je rozdelený na viacero častí formou sprievodcu. Okrem vyplnenia základných údajov formulár umožňuje plánovanie prerušenia pracovnej cesty a zadanie plánovaných výdajov. Na základe zadaných údajov formulár vypočíta približné náklady na stravné a vreckové. Tieto približné náklady slúžia len na odhadnutie budúcich nákladov. Presné a podrobné vypočítanie stravného a vreckového je realizované po skončení pracovnej cesty vo formulári vyúčtovania.
Formulár cestovného príkazu je pre zvýšenie prehľadnosti rozdelený na viacero obrazoviek formou sprievodcu. Prechod medzi jednotlivými obrazovkami je realizovaný tlačidlami Ďalej a Späť, prechod na ďalšiu obrazovku je povolený len ak je aktuálne zobrazená obrazovka správne vyplnená a neobsahuje chyby. Vypĺňanie formuláru je možné hocikedy prerušiť tlačidlami Uložiť a Zatvoriť.
Hlavička cestovného príkazu obsahuje identifikačné údaje cestujúceho pracovníka a pracovnej cesty. Číslo pracovnej cesty je automaticky vygenerované pri vytvorení pracovnej cesty, používateľ ale môže toto číslo podľa potreby zmeniť. Pri vytvorení pracovnej cesty sú do hlavičky cestovného príkazu automaticky predvyplnené informácie o pracovníkovi z profilu pracovníka. V prípade ak pracovník vypĺňa pracovné cesty pre viacerých pracovníkov môže využiť rýchle predvyplnenie údajov zo zoznamu pracovníkov.
Druhá obrazovka formuláru cestovného príkazu obsahuje cestovné údaje, miesto a čas začiatku pracovnej cesty, miesto a čas konca pracovnej cesty.
Počas pracovnej cesty je možné zadať aj prerušenie pracovnej cesty. Prerušenia bývajú spravidla zo súkromných dôvodov pracovníka, napríklad pri dovolenke v mieste pracovnej cesty.
Obrazovka cestovných údajov obsahuje aj vypočítané stravné a vreckové. Tieto údaje slúžia na približný odhad nákladov na pracovnú cestu.
Presný výpočet stravného a vreckového je realizovaný vo vyúčtovaní pracovnej cesty. Vypočítané stravné a vreckové je automaticky prepočítané na menu EUR podľa kurzu ECB.
Tretia obrazovka formuláru cestovného príkazu obsahuje dopravné údaje. Podľa typu vybraného dopravného prostriedku sa obrazovka prispôsobí a zobrazí iné polia na vyplnenie.
Pri použití viacerých dopravných prostriedkov počas pracovnej cesty je odporúčané vyplniť prevládajúcu dopravu.
Pri použití služobného vozidla je potrebné zadať typ a evidenčné číslo vozidla.
Pri použití súkromného vozidla vypočíta formulár odhadované náhrady za použitie súkromného vozidla ako aj za palivo. Tento výpočet slúži len na odhadnutie nákladov na pracovnú cestu, presný výpočet náhrad je realizovaný vo vyúčtovaní pracovnej cesty. Vypočítané náhrady sú je automaticky prepočítané na menu EUR podľa kurzu ECB.
Obrazovka výdavkov obsahuje informácie o plánovaných alebo už uskutočnených výdavkoch na pracovnú cestu. Príkladom sú výdavky na ubytovanie, letenky, konferencie a podobne.
Zadávané výdavky slúžia na lepšie odhadnutie celkových nákladov na pracovnú cestu. V cestovnom príkaze zadáva pracovník výdavky bez ohľadu na to, či ich hradil priamo zamestnanec alebo podnik.
Zadané výdavky sú automaticky prepočítané na menu EUR podľa kurzu ECB. V prípade potreby môže používateľ zadať iný kurz podľa dokladu za úhradu.
Posledná obrazovka formuláru obsahuje súčty plánovaných nákladov na pracovnú cestu. Zároveň môže na tejto obrazovke používateľ zadať požadovanú zálohu na pracovnú cestu a poznámky k pracovnej ceste.
Po vyplnení formuláru cestovného príkazu umožňuje služba jeho tlač a archiváciu formou exportu do formátu PDF.
Formulár vyúčtovania pracovnej cesty sa vypĺňa po skončení pracovnej cesty a slúži na vypočítanie náhrad, na ktoré počas pracovnej cesty vznikol pracovníkovi nárok.
Formulár umožňuje zadanie presunov a výdajov, na základe ktorých formulár vypočíta náhrady pracovnej cesty a celkovú sumu na vyúčtovanie.
Na rozdiel od cestovného príkazu, v ktorom boli náklady vyrátavané len približne, sú vo formulári vyúčtovania všetky náhrady a výdavky vypočítavané s maximálnou presnosťou v súlade s aktuálnou legislatívou.
Formulár vyúčtovania pracovnej cesty je pre zvýšenie prehľadnosti rozdelený na viacero obrazoviek formou sprievodcu. Prechod medzi jednotlivými obrazovkami je realizovaný tlačidlami Ďalej a Späť, prechod na ďalšiu obrazovku je povolený len ak je aktuálne zobrazená obrazovka správne vyplnená a neobsahuje chyby. Vypĺňanie formuláru je možné hocikedy prerušiť tlačidlami Uložiť a Zatvoriť.
Hlavička vyúčtovania pracovnej cesty obsahuje rovnaké identifikačné údaje cestujúceho pracovníka a pracovnej cesty ako cestovný príkaz. Po otvorení formuláru vyúčtovania obsahuje formulár už predvyplnené údaje zadané v cestovnom príkaze. V prípade potreby môže používateľ údaje v hlavičke upraviť.
Obrazovka presunov vo formulári vyúčtovania pracovnej cesty slúži na zadanie presunov, ktoré vykonal pracovník počas služobnej cesty. Formulár umožňuje zadanie troch typov presunov, ktorých kombináciou je možné pokryť všetky štandardné prípady. Na základe vyplnených údajov formulár automaticky vypočíta, v ktorých štátoch strávil pracovník jednotlivé dni a na základe toho dopočíta nárok pracovníka na stravné a vreckové.
Vo vrchnej časti obrazovky formulár zobrazuje začiatok a koniec pracovnej cesty ako aj miesto výkonu cesty vyplnené v cestovnom príkaze. Tieto údaje slúžia na uľahčenie zadávania presunov.
Typ presunu "Pozemný presun cez hranice" slúži na zadanie presunu, ktorý vykonal pracovník cez hranice autom, autobusom, alebo peši. V prípade, že zamestnanec v rámci jedného presunu prekročí viacero hraníc napr. pri presune zo Slovenska cez Rakúsko a Slovinsko do Chorvátska môže zadať viacero prechodov cez hranicu. Pole Vzdialenosť je potrebné pre vyúčtovanie zadať pri presune vlastných vozidlom. Počiatočný a konečný štát presunu musí byť rozdielny.
Typ presunu "Letecký alebo lodný presun cez hranicu" slúži na zadanie presunu, ktorý vykonal pracovník cez hranice lietadlom alebo loďou. Pri týchto presunoch nie je známy presný čas prechodu cez hranicu. Počiatočný a konečný štát presunu musí byť rozdielny.
Typ presunu "Vnútroštátny presun" slúži na zadanie presunu ktorý vykonal pracovník v rámci jedného štátu v zahraničí alebo v SR. Pole Vzdialenosť je potrebné pre vyúčtovanie zadať pri presune vlastných vozidlom.
Pri kombinácií viacerých presunov formulár automaticky kontroluje časovú nadväznosť pri presunoch medzi jednotlivými štátmi. Presuny sa nesmú časovo prekrývať. Okrem presunov umožňuje táto obrazovka zadať aj prerušenie pracovnej cesty. Pri prvom otvorení formuláru sa automaticky predvyplnia prerušenia z cestovného príkazu.
Pre jednoduchšie vypĺňanie má formulár aj funkciu automatického zoradenia presunov podľa ich časovej postupnosti.
Obrazovka náhrady za použitie vlastného vozidla sa zobrazí len v prípade, ak je v presunoch vyplnený aspoň jeden presun s vlastným autom alebo vlastným motocyklom ako dopravným prostriedkom.
Vo vrchnej časti obrazovky sú zobrazené presuny vlastným vozidlom spolu so súčtom ich vzdialeností. V spodnej časti obrazovky je potrebné zadať základné identifikačné údaje vozidla a cenu pohonnej hmoty. Na základe týchto údajov formulár automaticky vypočíta nárok zamestnanca na základnú náhradu za použitie vlastného vozidla ako aj náhradu za spotrebované pohonné hmoty.
Obrazovka pobytov zobrazí zoznam dní počas ktorých bol pracovník na pracovnej ceste. Zoznam dní je vypočítaný na základe presunov zadaných v predchádzajúcej obrazovke.
Pre každý deň pracovnej cesty formulár automaticky vyhodnotí pre ktorý štát má pracovník nárok na náhrady. Používateľ môže pre každý deň vybrať zrážku stravného podľa zabezpečeného stravovania. Pracovník môže pre pracovnú cestu stanoviť percentuálnu sadzbu vreckového, ktoré je vypočítané pre jednotlivé dni podľa stravného.
Pri vyúčtovaní pracovnej cesty zamestnanca podniku sa na prepočítanie stravného využíva kurz ECB z prvého dňa v mesiaci. Pri vyúčtovávaní pracovných ciest SZČO je potrebné použiť kurz zo dňa vyúčtovania cesty. V takomto prípade je potrebné vybrať nastavenie použitia vlastného kurzu a zadať aktuálny kurz zo stránky ECB.
Obrazovka výdavkov obsahuje informácie uskutočnených výdavkoch na pracovnú cestu. Príkladom sú výdavky na ubytovanie, letenky, konferencie a podobne.
Vo formulári vyúčtovania je potrebné na rozdiel od cestovného príkazu zadávať len výdavky, ktoré hradil priamo zamestnanec a má ich dostať preplatené.
Zadané výdavky sú automaticky prepočítané na menu EUR podľa kurzu ECB. V prípade potreby môže používateľ zadať iný kurz podľa dokladu za úhradu.
Posledná obrazovka formuláru obsahuje súčty nákladov na pracovnú cestu. Zároveň môže na tejto obrazovke používateľ zadať vyplatenú zálohu na pracovnú cestu a poznámky k pracovnej ceste.
Po vyplnení formuláru vyúčtovania pracovnej cesty umožňuje služba jeho tlač a archiváciu formou exportu do formátu PDF.
Používatelia ktorí vypisujú cestovné príkazy a vyúčtovania pre viacerých pracovníkov môžu využiť na uľahčenie práce zoznam pracovníkov. Údaje používateľov zo zoznamu pracovníkov môže používateľ rýchlo a jednoducho predvyplniť do cestovného príkazu, alebo vyúčtovania pracovnej cesty.
Formulár príloh umožňuje priloženie súborov potrebných pre vyúčtovanie pracovnej cesty, napríklad účtenky a faktúry. Počet príloh pre jednu pracovnú cestu je obmedzený na 5ks s maximálnou veľkosťou 3MB na prílohu.
